会議の時間が長くて困ったことはないですか？一日のうち半分が会議時間や予定を大幅に延長して会議を続けてしまうなどの事になっていないでしょうか？
今日は、効率的な会議のやり方を紹介したいと思います。
みなさんは、なんのために会議を開催していますか？議論するために会議をしていたのでは会議は短くなりません。会議は決定するために開催するものです。議論しなければならない状態では準備不足です。
会議時間を短くする方法
会議時間を決める。
会議の時間を決めてから会議に望んでいますか？決定するための会議であれば時間は大して要りません。議題の数にもよりますが、９０分もあれば充分でしょう。時間を決めることが一番重要で、出席者全員がこの時間内に終わらせると意識する必要があります。会議時間が短ければ短いほど良いですよね。
必要な資料を配布しておく
議題を記載した資料を配布しておきましょう。また、配布する資料は内容を細かに説明したものではなく。５W１Ｈを明確にした資料とし一目で内容が理解できる資料にしましょう。PowerPoint１枚もしくは２枚にまとめましょう。繰り返しますが、会議は報告する場ではなく決定する場としましょう。
決定する内容を決めておく
決定する内容を決めておきましょう。議題を出した側がどの方向性に進めたいのか。承認してほしいのか？二つの案のどちらかを選んでほしいなど、決定する内容を決めておきましょう。
多くの人が会議を報告の場としてとらえている傾向がありますが、報告はメールでする。口頭で伝えておくで問題ないと思います。
また、結論が出ない場合もあると思います。その際は必ず行為者とアクションと期限を決めておきましょう。だれが、何を、いつまでにやるかです。
いかがでしたか会議は報告の場ではありません。多くの人が時間をさいて出席するので効率的に物事を決めなければなりません。
みなさんも、会議時間を短くして生産性を高めましょう。
